Privacy policy

Versie 1.3, 16 juni 2023

De Baarnse Mixed Hockey Vereniging (hierna: de BMHV) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen wij u heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De BMHV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als club zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, in algemene zin vragen heeft hierover, of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en oud-leden

Persoonsgegevens van leden en oud-leden worden door de BMHV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden (lidmaatschap);
Communicatie over voor leden relevante onderwerpen over de BMHV (nieuwsbrief);
Uitnodigen van oud-leden voor lustrumviering/ reünie-bijeenkomsten e.d. .

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht, zijnde het lidmaatschap van de vereniging.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de BMHV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Naam/voorletters/tussenvoegsel;
Adres/postcode/woonplaats/land;
Geslacht;
Geboortedatum;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Bankrekeningnummer, betaalwijze;
Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord);
Lidmaatschapsnummer;
Bondnummer;
Inschrijfdatum;
Spelershistorie;
Deelname evenementen.

Uw persoonsgegevens worden door de BMHV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 7 jaar.

Als uitzondering op bovengenoemde bewaartermijn geldt ten aanzien van de contactgegevens (naam, adres, e-mailadres) dat deze gegevens bewaard blijven om oudleden te kunnen blijven uitnodigen voor lustra en reünie-bijeenkomsten, tenzij uitdrukkelijk aangegeven is door het betreffende oud-lid dat ook deze gegevens niet langer bewaard mogen blijven.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

Persoonsgegevens van sponsoren worden door de BMHV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

Uitvoering van de sponsorovereenkomst, waaronder facturering;
Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht, zijnde de sponsorovereenkomst met de vereniging.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan de BMHV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Naam/voorletters/tussenvoegsel contactpersoon;
Adres/postcode;
Telefoonnummer;
E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door de BMHV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een sponsor.

Verwerking van persoonsgegevens van werknemers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door de BMHV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling kan de BMHV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Naam/voorletters/tussenvoegsel;
Adres/postcode/woonplaats/land;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboortedatum;
Salarisgegevens;
Kopie paspoort;
BSN;
Bankrekeningnummer;
Loonbelastingverklaring.

Uw persoonsgegevens worden door de BMHV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar, een en ander conform de wettelijke fiscale bewaartermijn.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door de BMHV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

Uitvoering geven aan de vrijwilligersfunctie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De vrijwilligersfunctie.

Voor de bovenstaande doelstelling kan de BMHV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Naam/voorletters/tussenvoegsel;
Adres/postcode/woonplaats/land;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboortedatum;
Kopie ID;
Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door de BMHV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een vrijwilligersfunctie heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het beheer van de ledenadministratie (Lisa en KNHB);
Het beheren en onderhouden van het boekhoudsysteem (Yuki);
Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
Het laten uitvoeren van de salarisadministratie (Sportsupport);
De systeemtechnische ondersteuning van het sponsorbeleid door middel van een obligatieplan (SponsorVisie);
De ledenapp en het cashless betalen met sleutelhanger (Easybadge);
Het innen van contributie en openstaande vorderingen (Plaggemars Incasso);
Het inplannen van bardiensten (Eitje).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De BMHV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens de BMHV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij uw verzoek inwilligen.

U heeft te allen tijde het recht om eerder gegeven toestemming voor het verwerken van bepaalde gegevens weer in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u hierover direct contact met ons opnemen. Ook willen wij u wijzen op uw recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.